فولدرتان روی خط اشتراک عمومی است!

بخش انفورماتیک شرکتمان، امکانی را برای کارمندان ایجاد کرده است تا بتوانند بدون تماس تلفنی، با یکدیگر در تماس باشند. این تماس، می‌تواند از طریق یک فایل وردی یا صوتی باشد که به اشتراک گذاشته می‌شود و یا این‌که با نمایش یک علامت قرمز در گوشه مانیتور، در صورت مجهز بودن سیستمی به تجهیزات صوتی، یک تماس بی‌سیم صوتی ایجاد کند.
این جریان، باعث شده بود تا کارمندان به راحتی گزارش‌های کاری، فایل‌های مالتی و مدیا و نرم افزاری را برای استفاده یکدیگر به اشتراک بگذارند و حتی بخش‌های مختلف، قسمتی جداگانه را به منظور استفاده همکاران بخش خود، به شکل محدود نیز به اشتراک بگذارند.
مدیر مجموعه وقتی از این امکان مطلع شد، تنها با متوجه شدن از بخش اشتراک محدود و بی‌خبر از عمومی بودن بخش اشتراک کلی شرکت و با این تصور که هر کارمندی فقط به سیستم اشتراک بخش خود دسترسی دارد، فولدری با اسم خود در بخش اشتراک عمومی ایجاد کرد و هر روز آن را با فایل‌های اختصاصی در سطح مدیریت و چه بسا شخصی به روز می‌کرد.
او گمان می‌کرد بخش عمومی تنها از طریق او قابل رویت است و کارمندان دیگر قادر به دیدن اطلاعات و محفوظات یکدیگر نیستند و از طرفی هیچ‌کس به جز مسئول دفتر قادر به گذاشتن یا برداشتن فایلی از فولدر مخصوص او نیست. بنابراین برای کنترل کارمندان، تقریبا هر روز فولدر هر کارمند را که در بخش عمومی با اسم کارمند، فایل های کاری را در بر می‌گرفت چک می‌کرد. غافل از این که تک تک کارمندان نیز نه تنها فولدر یکدیگر را که حتی فولدر مربوط به رئیس را نیز در بخش عمومی مشاهده می‌کردند و می‌توانستند با مراجعه به این فولدر، از تمام تصمیمات مدیریتی و البته سایر اطلاعات، مطلع شوند.
به هر ترتیب روال اینگونه بود و کارمندان یاد گرفته بودند هر روز پیش از شروع کار به فولدر مدیر مراجعه کنند، جدول‌های کاری او را چک کنند و متوجه شوند که او کی می‌آید، کی می‌رود، کی پاداش می‌دهد، چه مزایایی در نظر گرفته است، چه روزهایی به مرخصی می‌رود، چه تصمیماتی می‌گیرد و ...
روزی در آستانه سال نو، یکی از کارمندان تازه وارد، دست به اجرای ایده‌ای زد. او، برای تبریک سال جدید، متن تبریکی آماده و در قالب یک فایل چند منظوره طراحی کرد و سپس با فرمتی قابل رویت در تمام سیستم‌ها، در فایل تک تک کارمندان قرار داد. مدیر با دیدن این فایل تبریک، برای تشکر از کارمند مورد نظر به بخش او مراجعه کرد.
وقتی وارد بخش شد، تمام کارمندان به نشانه احترام تمام قد ایستادند. مدیر با لبخندی به طرف کارمند تازه وارد رفت، دستش را روی شانه او گذاشت و از تبریک به موقع‌اش تشکر کرد. بعد موضوع را برای سایرین توضیح داد تا علت تشکر را بدانند. همه به نشانه تائید سر را تکان دادند. مدیر تعجب کرد و سپس رو به کارمند تازه وارد، تاکید کرد از این که به طور اختصاصی به او تبریک گفته است قدردان است. کارمند تازه وارد، با تعجب به مدیر چشم دوخت و برای مدیر توضیح داد که چگونه این تبریک، همکاران دیگرش را هم شامل می‌شود.
وقتی صحبت‌های کارمند تازه وارد تمام شد، چیزی جز صورت سفید و یخ کرده مدیر و دهان بازمانده‌اش جلب توجه نمی‌کرد.
اگر روزی بفهمیم همه کارها و تصمیمات و گفته‌هایمان روی سیستم اشتراک عمومی بوده است و از آن بی‌خبر بودیم و یا عمومی بودنش را از یاد برده‌ بودیم، چه قدر به محتوای فولدرهایمان مطمئن هستیم؟